Szczególnie pomocne jest wykorzystanie systemu jako bazy korespondencji, poprzez umieszczanie w nim korespondencji papierowej (np. skanowanie z OCR) i ścisłą integracją z Microsoft Outlook (np. specjalne zachowanie przy wysyłaniu maila).

Dodatkowo system posiada interfejs WEB. Dzięki niemu uprawnione osoby mogą uzyskać dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca w którym istnieje dostęp do Internetu.

System posiada bardzo rozbudowaną funkcjonalność wersjonowania. Możemy wyróżnić następujące poziomy:

• Rewizję
• Wersje dokumentu
• Wersje obcojęzyczne dla każdej wersji
• Wersję finalną.
• Relację następstwa pomiędzy kolejnymi dokumentami

Poniżej zebrano podstawowe kryteria wyszukiwania dokumentów:

• Nazwa dokumentu
• Opis dokumentu
• Wyszukiwanie pełnotekstowe w treści dokumentu (podobnie jak wyszukiwarka google)
• Przynależność do projektu i klienta
• Fizyczny rodzaj dokumentu
• Specyfikacja
• Specjalizacja
• Wartości definiowalne na potrzeby konkretnej kancelarii
• Daty modyfikacji

Dzięki relacją pomiędzy dokumentami zgromadzonymi w systemie jesteśmy także w stanie dotrzeć do dokumentu szukając dokumentów z nim związanych. Na przykład na podstawie załącznika możemy znaleźć dokument główny z nim powiązany.

Do systemu możemy dołączać dowolne pliki w postaci elektronicznej (także maile z załącznikami). Dokumentacja papierowa może zostać zeskanowana i wprowadzona do systemu. Jeśli z jakichś powodów nie można zeskanować dokumentu można utworzyć odpowiedni wpis informujący o jego lokalizacji tak aby jego odszukanie w archiwum było proste. W TFK DMS można także ewidencjonować różnego rodzaju próbki, dowody rzeczowe niekoniecznie będące dokumentami.